Kontrola wydatków paliwowych on-line dla klientów biznesowych

W działalności przedsiębiorstw coraz popularniejszym staje się wynajem usług związanych z zarządzaniem flotą samochodową. Wg danych FlotaMonitor specjalistyczne firmy obsługiwały 25 tys. pojazdów w 2003 roku, w znaczy sposób przyczyniając się do obniżania kosztów działalności oraz zmniejszenia zakresu obowiązków wynikających z kompetencji koniecznych do utrzymania floty. "Car fleet management" w dużym stopniu odciąża majątek przedsiębiorstwa przenosząc obciążenie na bieżącą działalność i umożliwiając doliczenie opłat najmu floty do kosztów działalności firmy. Poza aspektem podatkowym, specjalistyczne firmy dzierżawiące parki samochodowe samodzielnie dbają o wszelkie działania eksploatacyjne związane z przeglądami, ubezpieczeniami itp. Z firm outsourcujących tego rodzaju usługi, zdejmowane są wszelkie obowiązki, które najczęściej leżą poza zasadniczą sferą ich działalności, a koncentracja na zasadniczym biznesie pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów i maksymalizację zysku.

Jakkolwiek outsourcing posiada wiele zalet pozwalających obniżyć koszty związane z posiadaniem floty, to nie pozwala on na kontrolę i raportowanie wydatków paliwowych. Najczęściej pozostają one po stronie przedsiębiorcy i są rozliczane samodzielnie. Biorąc pod uwagę, iż flota może liczyć kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt samochodów, to rozliczenie faktur i przypisanie ich do konkretnych samochodów czy osób staje się nie lada wyzwaniem. Rozwiązaniem problemu są wygodne, bo bezgotówkowe karty na zakup paliw i akcesoriów, które pozwalają łatwej kontrolować i księgować wydatki, z uwzględnieniem podziału na poszczególne pojazdy.

Pod koniec roku 2003 uruchomiony został system kontroli wydatków dla klientów instytucjonalnych Statoil Polska. Stworzony przez WebService Grupa SOLIDEX jako narzędzie webowe, a więc dostępne przez zwykłą przeglądarkę internetową on-line, w każdej chwili i w każdym miejscu za pośrednictwem hasła i loginu uprawniającego do odczytu informacji dedykowanych dla klientów, usprawnił kontrolę nad wydatkami paliwowymi klientów dystrybutora paliw. Po pół roku funkcjonowania systemu można ocenić skuteczność jego działania, rozumianą jako spełnianie roli upraszczającej kontakty firm z dystrybutorem oraz roli raportującej i analitycznej.

Punktem wyjścia do opracowania systemu była potrzeba śledzenia przez klientów instytucjonalnych bieżących płatności oraz wystawionych przez Statoil faktur, a także możliwość podglądu danych historycznych dotyczących pobrań bezgotówkowych paliwa i akcesoriów przez okazicieli kart Routex.

Wykonawca aplikacji przeprowadził analizę potrzeb funkcjonalności i przypadków użycia, na podstawie której przygotowano koncepcję oraz dokumentację systemu. Analiza wykazała, iż użytkownicy muszą otrzymać w użytkowanie system, który umożliwiać będzie pełną personalizacje, czyli możliwość odczytu informacji na podstawie wygenerowanych przez Statoil praw dostępu, ze względu na nie jawność, czy raczej poufność prezentowanych danych. Każdy zatem podmiot otrzymuje login i hasło umożliwiające dostęp do części systemu przeznaczonej tylko dla niego. Tak spełniony warunek pozwalał na prezentację danych z systemu księgowego dystrybutora. Użytkownikom zezwolono na wgląd w dane dotyczące bieżących płatności niezamkniętych jeszcze fakturą, z podziałem na transakcje zawarte przez poszczególne karty będące w posiadaniu klienta, wystawione faktury z możliwością pełnego wglądu w ich treść oraz eksport danych do pliku arkusza kalkulacyjnego Excel. Ostatnia funkcja wydaje się być szczególnie ciekawa, ze względu na możliwość dowolnej analizy otrzymanych danych, a zatem np. import do systemów własnych i dalszą obróbkę taką jak np. podział kosztów na pracowników, śledzenie zachowań niepożądanych, takich jak nadmierny pobór paliwa lub innych materiałów eksploatacyjnych, tankowań w dni wolne od pracy itp. Warto nadmienić, że klienci firmy mogą posiadać jednocześnie dwa rodzaje kart: przypisane do samochodu, pozostające w dyspozycji kilku pracowników, jak i karty imienne przypisane do konkretnej osoby. Aplikacja pozwala na szczegółową i prostą analizę danych i przy tej dodatkowej charakterystyce.

Z drugiej strony, aplikacja umożliwia pełny, autoryzowany kontakt klientów ze Statoil, co pozwala omijać wąskie gardła w postaci telefonów i rejestracji pisemnej słowa mówionego lub tworzenia i gromadzenia dokumentacji papierowej w postaci faksów czy listów. System umożliwia komunikacje w pełni elektroniczną przy założeniu, że udostępnione hasło stanowi quasi podpis elektroniczny. Taką drogą realizowane są czynności związane ze zmianą danych użytkowników, reklamacje, zastrzeżenia czy anulowania kart. W skrajnych przypadkach system umożliwia zastrzeżenie karty po godzinach pracy biura Statoil, co daje postawy kwestionowania lub wręcz uniemożliwienia zakupu produktów na tak zastrzeżoną kartę.

Całość wsparta jest stronami informacyjnymi oraz wersją demonstracyjna systemu, która ułatwia nabycie kompetencji w obsłudze systemu oraz zachęca do rejestracji nowych klientów.

Aktualnie system umożliwia prezentację danych przy dobowej aktualizacji. Wynika to z założeń dotyczących synchronizacji z systemami wewnętrznymi dystrybutora. Sam system oraz jego cześć synchronizacyjna umożliwia ładowanie danych w dowolnych interwałach czasowych. Dane z systemu wewnętrznego replikowane są w bazie danych systemu raz w godzinach nocnych, co pozwala uniknąć sytuacji przeciążenia wewnętrznych systemów firmowych.

Katarzyna Milkowska Specjalista ds. Kart ze Statoil Polska, przekonuje, że system w dużym stopniu przyczynił się do ułatwia kontaktów z klientami. "Klienci flotowi w znakomitej większości posiadają dostęp do Internetu, regularnie korzystają zatem z możliwości, jakie oferuje im nasz serwis. Serwis ułatwia im ich codzienną pracę, a nam oszczędza czas. Klienci często mają proste pytania dotyczące dokonanych transakcji, chcą zamawiać lub blokowac karty i dzięki serwisowi nie muszą dzwonić do Działu Obsługi Klienta, tylko rozwiązują problem we własnym zakresie. Wiemy, że klienci są zadowoleni z serwisu i korzystają z niego." Z rozmów z klientami i maili wynika, iż życzyliby sobie dalszej rozbudowy systemu również w kierunku informacyjnym i takich danych dostępnych on-line jak cenach paliwa na poszczególnych stacjach w Polsce.

Aby moc korzystać z systemu konieczna jest rejestracja przez Statoil Polska. Rejestrację firmy i nadanie hasła następuje automatycznie po wpisaniu nowego klienta do bazy wszystkich klientów firmy. Następnie Dział Obsługi Klienta informuje klienta, jakie ma hasło dostępu do serwisu. Z oczywistych względów hasło po pierwszym logowaniu należy zmienić. O możliwości korzystania z systemu, jego zaletach i funkcjonalności klienci informowani są mailingiem bezpośrednim towarzyszącym wydaniu kart paliwowych.

Obserwując statystyki zauważyć można regularnie powracających użytkowników, co świadczy o traktowaniu systemu jako ważnego narzędzia w ich codziennej pracy.

Przewiduje się, że w przyszłości system będzie umożliwiał natychmiastową synchronizację danych, a w konsekwencji natychmiastowe raportowanie czy wręcz śledzenie, np. skradzionych kart, którymi dokonywana jest autoryzacja na stacjach benzynowych. Rozważane są też inne funkcjonalności, które mają upraszczać procesy biznesowe zachodzące na linii klient-Statoil. O tym warto jednak będzie myśleć w momencie, kiedy liczba użytkowników Internetu w Polsce przekroczy 10 mln osób oraz gdy zmieni się podejście firm do wykorzystania Internetu, a przede wszystkim, kiedy na dobre zacznie funkcjonować podpis elektroniczny.

Przy silnym dążeniu podmiotów do specjalizacji i maksymalizacji zysków przy ograniczonych zasobach, coraz silniej zarysowuje się tendencja do dzierżawy wszystkich pomocniczych i administracyjnych aspektów działalności organizacji. Z kolei wszelkiego rodzaju systemy pozwalające na śledzenie zmiennych i danych w czasie rzeczywistym stają się tym bardziej pożądane, im więcej wdrażanych jest w przedsiębiorstwach systemów gromadzących i analitycznych takich jak ERP. Ze względu na szybkość życia gospodarczego oraz silne otoczenie konkurencyjne, współczesny menedżer wymaga natychmiastowego wglądu w działalność firmy, a systemy tego rodzaju umożliwiają tworzenie raportów ad hoc. Z tego powodu coraz popularniejsze stają się systemy firm trzecich umożliwiające swoim usługobiorcom raportowanie danych rozliczeniowych w równie szybkim tempie.

Jacek Szafader
New Business Manager
WebService